Qué es una requisición de obra
La requisición (o requisición de compra) es una solicitud interna: el documento con el que la obra le avisa a la administración qué necesita y cuándo lo necesita. Su origen es la falta de un material o servicio en el frente de trabajo —cemento, acero, cimbra, renta de un equipo, un servicio de bombeo— y su función es dejar por escrito esa necesidad para que alguien la atienda. No es un pedido al proveedor: es un pedido hacia adentro de la empresa.
Por eso una requisición típica no lleva precio ni proveedor. Lleva lo que la obra sí sabe: descripción del insumo, cantidad, unidad, para qué frente o partida es y la fecha en que se requiere en sitio. Puede llevar una referencia de calidad o especificación (por ejemplo, "concreto f'c=250, revenimiento 14"), pero el "cuánto cuesta" y el "a quién se le compra" se resuelven después, en la etapa de compra.
La requisición cumple dos papeles útiles al mismo tiempo: es el disparador del proceso de compra y es el primer registro de trazabilidad. Si mañana quieres saber por qué se pidió cierto material o quién lo solicitó, la requisición es el documento donde empieza esa historia.
Qué es una orden de compra
La orden de compra es el documento formal que la empresa emite y envía al proveedor para comprar. A diferencia de la requisición, aquí ya está todo definido: proveedor, cantidades, precios unitarios, importe total, condiciones de pago, lugar y fecha de entrega. Es un documento que mira hacia afuera y que, una vez aceptado, funciona como un compromiso en firme entre las dos partes.
La orden de compra nace de la requisición, pero no es su copia: entre una y otra ocurre el trabajo de compras. Se cotiza con uno o varios proveedores, se compara precio y condiciones, se revisa que haya presupuesto disponible para esa partida y se elige. El resultado de ese proceso es la orden de compra, que ya trae el número, el proveedor y el precio que la requisición no tenía.
Su efecto es doble. Hacia el proveedor, la OC es el respaldo del pedido y la base para que después la factura coincida con lo pactado. Hacia adentro, es el momento en que el gasto se compromete: emitir una orden de compra significa apartar ese dinero del presupuesto, aunque el material todavía no llegue y la factura no exista. Ese es el corazón del control de compras.
Diferencias clave, punto por punto
Aunque forman parte del mismo flujo, la requisición y la orden de compra se distinguen en casi todo: dirección, contenido, quién las firma y qué efecto tienen sobre el dinero. Verlas lado a lado deja claro por qué no son intercambiables.
- Dirección: la requisición es interna (obra → administración); la orden de compra es externa (empresa → proveedor).
- Qué contiene: la requisición lleva necesidad, cantidad y fecha, sin precio ni proveedor; la orden de compra lleva proveedor, precio, condiciones y total.
- Quién la genera: la requisición la genera quien está en obra; la orden de compra la genera compras o administración.
- Efecto sobre el dinero: la requisición no compromete gasto (solo pide); la orden de compra sí compromete el presupuesto al emitirse.
- Compromiso legal: la requisición no obliga a nadie a comprar; la orden de compra, aceptada, obliga al proveedor a entregar y a la empresa a pagar.
- Momento en el flujo: primero va la requisición (necesidad), luego la cotización y la autorización, y al final la orden de compra (compromiso).
Cómo se controla el gasto comprometido
La razón de fondo para separar los dos documentos es el control del gasto comprometido. "Comprometido" es el dinero que ya está apartado porque hay una orden de compra emitida, aunque todavía no lo hayas pagado ni la factura haya llegado. Es distinto del "gastado" (lo ya facturado o pagado) y del "presupuestado" (lo que la partida tenía asignado desde el inicio).
Con estos tres conceptos se arma el semáforo del presupuesto de una partida: presupuesto disponible = presupuesto − comprometido − gastado. Si cada orden de compra descuenta del disponible en el momento de emitirse, sabes en todo momento cuánto te queda realmente para esa partida, no cuánto te quedaba antes de los últimos pedidos. Sin ese descuento anticipado, es fácil creer que hay presupuesto y comprometer de más porque los pedidos aún no se pagan.
Aquí es donde la requisición gana su valor: como no compromete dinero, permite que alguien revise el disponible ANTES de emitir la orden de compra. Si la partida ya no da, la requisición se detiene, se ajusta o se autoriza como excepción con conocimiento de causa. La orden de compra solo debería salir cuando esa revisión ya se hizo; así el compromiso siempre entra dentro de un presupuesto que alguien miró.
Por qué separar requisición y orden de compra
Se podría comprar sin requisición: que la obra llame al proveedor y pida directo. Muchas empresas chicas lo hacen y funciona hasta que deja de funcionar. El problema es que sin el paso intermedio no hay dónde revisar antes de comprometer, y cada compra se convierte en un hecho consumado que administración se entera cuando llega la factura.
Separar los dos documentos crea, justamente, ese punto de aprobación entre "lo necesito" y "lo compro". Ahí caben varias validaciones sanas: que el material realmente haga falta y en esa cantidad, que haya presupuesto en la partida, que se haya cotizado y que quien autoriza el gasto lo vea antes de que sea irreversible. Es la diferencia entre controlar el gasto en la entrada o descubrir la desviación al cierre de mes.
- Da un momento formal para revisar contra presupuesto antes de comprometer dinero.
- Separa responsabilidades: la obra pide, compras negocia y administración autoriza; nadie es juez y parte.
- Deja trazabilidad: de una factura puedes regresar a su orden de compra y de ahí a la requisición que la originó.
- Permite consolidar pedidos: varias requisiciones de un mismo material pueden convertirse en una sola orden de compra mejor negociada.
- Evita la compra "de emergencia" recurrente, que casi siempre sale cara porque se hace sin cotizar y sin revisar disponible.
Errores comunes en el flujo de compra
La mayoría de los descontroles de compra no vienen de mala intención, sino de saltarse pasos por prisa. Conocer los tropiezos típicos ayuda a diseñar un flujo que aguante el día a día de la obra.
- Comprar sin requisición: se pide directo al proveedor y administración se entera con la factura, cuando ya no hay nada que aprobar.
- Emitir la orden de compra sin revisar presupuesto disponible: se compromete gasto en una partida que ya estaba agotada.
- No descontar el comprometido: se ve "presupuesto libre" que en realidad ya está apartado por órdenes de compra emitidas, y se compra de más.
- Usar la requisición como si fuera orden de compra (o viceversa): la obra manda "requisiciones" con proveedor y precio ya cerrados, y compras pierde el punto de control.
- Regularizar después: comprar hoy y "hacer la orden de compra luego", con lo que el documento deja de servir para autorizar y solo sirve para archivar.
- Confundir caja chica con compra formal: resolver por caja chica de obra montos que debieron ir por orden de compra, perdiendo cotización y control.
Cómo lo maneja Matterial
En Matterial el flujo va de la requisición a la orden de compra sin recaptura: la obra levanta la requisición con lo que necesita, y esa misma solicitud se convierte en orden de compra una vez que se le agrega proveedor, precio y condiciones. No son dos capturas separadas que hay que empatar a mano, sino un mismo hilo que avanza de "necesito" a "compro".
Cuando se emite la orden de compra, el importe entra como gasto comprometido de la partida y se descuenta del disponible en vivo, junto a lo ya gastado. Así, antes de autorizar una nueva compra, se ve con qué presupuesto se cuenta realmente en esa partida, no el que había antes de los últimos pedidos. Ese es el mecanismo honesto que evita comprometer fuera de presupuesto: no una alerta que llega tarde, sino un disponible que ya considera lo comprometido.
No es magia ni sustituye el criterio de quien autoriza: es orden y trazabilidad. De una factura se llega a su orden de compra y de ahí a la requisición que la originó, y cada compra queda cargada al frente y a la partida que corresponde. Lo que aporta Matterial es que ese recorrido esté siempre completo y a la mano, para decidir con el número correcto en lugar de reconstruirlo al cierre de mes.