Fundo fixo de caixa (obra)
O fundo fixo resolve um problema prático da obra: existem gastos pequenos e urgentes — um frete, uma lata de tinta que faltou, parafusos, água para a equipe — que não podem esperar a emissão de uma requisição e de uma ordem de compra. Em vez de parar o trabalho, um valor fixo é entregue ao encarregado ou ao mestre de obras, que vai cobrindo essas despesas e comprovando cada saída com um vale ou recibo.
O controle se baseia em duas ideias: valor máximo por despesa e comprovação. Cada desembolso é documentado com um vale (quem pediu, para quê, quanto) e o cupom ou a nota fiscal correspondente; a qualquer momento, o dinheiro disponível somado aos vales e comprovantes deve ser igual ao fundo destinado. Quando o fundo baixa, faz-se a prestação de contas, entregam-se os comprovantes e ele é reposto até o valor original (fundo fixo). Gastos grandes ou planejáveis não passam pelo fundo fixo: vão pela requisição e pela ordem de compra, que dão melhor rastreabilidade e melhores preços.
Um ponto importante é o efeito fiscal: para que uma despesa seja dedutível e o imposto recuperável, em geral é preciso uma nota fiscal em nome da empresa e, acima do limite previsto em lei, que o pagamento seja feito por meios que não sejam dinheiro em espécie (transferência, cartão ou cheque nominal). Muitas despesas do fundo fixo são pagas em dinheiro e só com cupom, por isso costumam não ser dedutíveis e viram custo puro. Por isso vale a pena manter o fundo fixo restrito ao que é pequeno e indispensável e pedir nota fiscal sempre que possível.
Exemplo
Uma obra recebe um fundo fixo de R$ 10.000. Durante a semana são pagos R$ 1.200 de frete, R$ 850 de ferragens e R$ 600 de materiais de consumo, cada um com seu vale e comprovante. Na prestação de contas, sobram R$ 7.350 em dinheiro mais R$ 2.650 em comprovantes = R$ 10.000. Os comprovantes são entregues à contabilidade e o fundo é reposto para R$ 10.000.
| Ordem | Fornecedor | Material | Valor | Entrega | Status |
|---|---|---|---|---|---|
| OC-2026-0148 | THThe Home Depot | Concreto f'c=250 | $184,000 | Lun 30 | Em trânsito |
| OC-2026-0147 | CConstrualcalde | Aço #4 | $96,000 | Lun 30 | Aprovada |
| OC-2026-0146 | CConstrurama | Tijolo vermelho | $71,400 | Mar 1 | Entregue |
| OC-2026-0145 | CConstrualcalde | Cimento cinza | $28,000 | Dom 29 | Entregue |
| OC-2026-0144 | SSodimac | Inst. elétrica | $42,500 | Vie 27 | Entregue |
Perguntas frequentes
Para que serve o fundo fixo de caixa em uma obra?
Para cobrir despesas pequenas, urgentes ou imprevistas que não justificam um processo formal de compra: fretes, ferragens de última hora, materiais de consumo, diárias ou pequenos reparos. Evita que a obra pare por causa de um desembolso pequeno.
Qual é a diferença entre fundo fixo de caixa e ordem de compra?
O fundo fixo é dinheiro para gastos pequenos e imediatos, controlado com vales e comprovantes. A ordem de compra é o documento formal para adquirir materiais planejados de um fornecedor, com preços cotados e condições de pagamento. Gastos grandes ou planejáveis devem ir pela ordem de compra, não pelo fundo fixo.
As despesas do fundo fixo pagas em dinheiro são dedutíveis?
Nem sempre. Para deduzir uma despesa e recuperar o imposto, em geral é preciso uma nota fiscal em nome da empresa e, acima de certo valor, que o pagamento não seja em dinheiro em espécie. Muitas despesas do fundo fixo são pagas em dinheiro e só com cupom, por isso costumam não ser dedutíveis e viram custo. É uma informação geral, não uma orientação fiscal; confirme com seu contador.