Atribuir tarefas à sua equipe
Uma pendência de obra se perde sempre no mesmo lugar: o grupo de WhatsApp. Foi pedida na terça, ficou soterrada sob quarenta mensagens e na sexta ninguém sabe se o gerador chegou à torre nem quem disse que ia levar. Tarefas é a lista onde isso deixa de acontecer: cada pendência tem dono, data com hora e um fechamento que pede comprovação. Existe uma lista só — o que é seu você vê em Tarefas e também logo no topo de Hoje —, porque no dia em que existirem duas caixas de entrada as pessoas voltam para o WhatsApp, que pelo menos tem uma. Abre pelo menu lateral, e o número vermelho ao lado de "Tarefas" são as que já venceram.
- Uma lista só: o que cabe a cada um vive em Tarefas, e o que é seu aparece ainda lá no topo de Hoje. Não há uma segunda caixa de entrada para conferir.
- A tarefa se cria escrevendo ou ditando pelo botão "+". Ao ditar, a IA propõe e você confirma num formulário editável: nada é salvo sem que você veja.
- A data leva HORA. "Amanhã" e "amanhã às 8" não são a mesma tarefa, e o lembrete depende dessa hora.
- É atribuída a quem tem conta no Matterial. Para o projetista, o responsável técnico ou a fiscalização, use o esclarecimento (RFI), que funciona sem conta.
- Várias visões da mesma lista: Lista agrupa por urgência, Quadro deixa arrastar o cartão para mudar o status e Calendário permite reprogramar (muda o dia e mantém a hora).
- Para olhar a equipe, mais duas visões: a aba Cronograma põe a semana de segunda a domingo com uma faixa por pessoa, e Resumo traduz em números como cada um está. São de olhar, não de arrastar.
- Fechar pede comprovação: uma nota de como ficou e, se couber, uma foto. Em obra, "já está" sem foto é só uma afirmação.
- A tarefa se liga ao item do orçamento, à frente do cronograma, ao pedido de compra ou à máquina de que fala: é isso que a torna compreensível daqui a um mês.
- O que se repete se repete sozinho: todo dia, toda semana, a cada quinze dias ou todo mês. Ao fechar uma ocorrência, nasce a seguinte com a mesma hora.
- Três avisos automáticos: e-mail ao atribuir, lembrete antes de vencer e, se vencer sem fechar, aviso a quem pediu. O administrador ajusta em Configurações → Tarefas.
- Tarefas não substitui o Cronograma: as frentes, as durações, as dependências e o caminho crítico continuam morando lá.
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Crie a tarefa pelo botão "+"
O botão "+" que você sempre tem à mão traz "Tarefa". Você também pode entrar em Tarefas e usar "Nova tarefa". A primeira coisa é escrever o que precisa ser feito, numa frase que se entenda sozinha: "levar o gerador para a torre", não "gerador". Se faltar contexto — que horas abrem, com quem falar, o que não pode ser movido — vai em Detalhe, para que quem receber não precise te ligar.
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Ou dite, se estiver com as mãos ocupadas
Na mesma folha mude para "Ditar", toque no microfone e fale como falaria com seu encarregado: "que o Luís leve o gerador para a torre amanhã às 8". O Matterial transcreve e preenche sozinho o quê, o para quem e o para quando. Nada é salvo ainda: o formulário fica aberto com o que ele entendeu para você revisar, corrigir o nome se ouviu errado e dar Salvar. O ditado é a única coisa deste módulo que usa IA e consome créditos (2 por minuto, com mínimo de 2); escrever não custa nada.
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Dê a ela dono, data e hora
"Quem faz?" lista os membros da sua empresa. Em "Para quando?" você escolhe o dia e a hora — vem às 18:00, mude se o combinado é de manhã cedo — e a prioridade Alta marca a linha para não se confundir com o resto. Você pode deixá-la "Sem atribuir" se ainda não souber quem pega, mas enquanto não tiver dono ninguém recebe aviso. E escolha a obra: sem obra, a tarefa é da empresa e qualquer um da sua equipe a vê.
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Ligue-a ao que ela trata na obra
Abra a tarefa (toque na linha) e em "Do que se trata?" escolha item do orçamento, tarefa do cronograma, pedido de compra ou máquina e ferramenta, e depois qual. Ali fica um botão para pular para aquele registro. É um minuto que se paga sozinho: "revisar a bomba", sem ligação, daqui a um mês não diz nada a ninguém; ligada à máquina, quem abrir cai direto no prontuário dela.
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Acompanhe na visão que te servir
Em cima você tem três números — Pendentes, Vencidas e Para hoje — e várias abas sobre a mesma lista. Lista agrupa pelo que aperta primeiro (Vencidas, Hoje, Esta semana, Depois, Sem data). Quadro ordena por status e você arrasta o cartão de Pendente para Em andamento, como num quadro branco. Calendário coloca no mês e você arrasta para outro dia para reprogramar: muda o dia e mantém a hora, então a das 8 continua sendo das 8. Os filtros ao lado decidem o que você está olhando: você entra em "Só minhas", mas pode ver as de qualquer um, as de uma obra ou só o que já foi fechado. E o que é fechado não se apaga: vai para o Histórico, a última aba, com quem fechou, quando e a foto que deixou; se você marcou algo como feito por engano, dali ela reabre.
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Veja a semana da sua gente na aba Cronograma
As três visões de cima respondem "o que eu devo". A aba Cronograma responde outra: quem está carregado e quem não está. É a semana de segunda a domingo com uma faixa para cada pessoa, e cada tarefa cai no dia em que vence, então se vê de uma olhada o encarregado com cinco pendências na terça e o que não tem nenhuma a semana toda. O dia de hoje vem marcado. As setas te levam para a semana que vem — para distribuir antes de começar — e também para a passada, que é onde você descobre o que ficou pela metade; um botão te devolve a esta semana sem contar cliques. Lá embaixo fica a faixa "Sem atribuir": são as que ninguém pegou e as que se perdem se ninguém olhar. E se você tiver tarefas abertas sem data, embaixo se diz quantas são, porque numa grade de dias elas não cabem e não queremos que sumam em silêncio. Toque numa tarefa e abre o registro dela. Para mudar de dia use o Calendário: aqui se olha, não se arrasta. No celular a tabela desliza na largura e a coluna dos nomes fica fixa, para você nunca perder de quem é a faixa que está lendo.
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Passe os números para a equipe com o Resumo
Resumo é a olhada da reunião de segunda, com o que já está capturado e nada mais: como o que está aberto se reparte entre prioridade Alta, Normal e Baixa; quanto foi fechado no período contra o que segue pendente; o que vence hoje com hora e responsável, para ler em voz alta; e uma linha por pessoa com suas abertas, vencidas e fechadas. Em cima aparecem ainda três números que não estão no cabeçalho: o fechado no período e os dois vazamentos de sempre — o que não é de ninguém e o que ninguém datou —, que são as duas razões pelas quais uma pendência não é feita. Tudo respeita os filtros ao lado, então você pode ler o resumo de uma obra só ou o de uma pessoa.
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Deixe que se repitam sozinhas as que se repetem
Há pendências que voltam toda semana: revisar a fôrma na segunda, abastecer o diesel na sexta, mandar o relatório a cada quinze dias. No registro, em "Se repete?", você escolhe todo dia, toda semana, a cada quinze dias ou todo mês, e em "Até" até quando. Sua lista não enche de ocorrências futuras: a seguinte nasce sozinha no momento em que você fecha a de hoje, com a mesma hora e o mesmo dono.
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Feche com nota e foto
Fecha-se pelo círculo da linha, arrastando o cartão para "Feita" ou pelo botão do registro, e sempre passa pela mesma coisa: uma nota de como ficou e, se couber, uma foto. Esse passo é de propósito. A tarefa fechada guarda quem fechou e quando, e a foto fica como prova para a semana em que alguém perguntar. Se você marcou como feita por engano, ela reabre.
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Discuta dentro da tarefa, não fora
Cada tarefa tem sua linha de comentários. É ali que se pergunta "a torre norte ou a sul?" e se responde, mencionando com @ quem precisa ficar sabendo. Essa menção toca só para aquela pessoa. A conversa fica colada à tarefa, então quem abrir depois lê por que se fez o que se fez, sem procurar em chat nenhum.
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Deixe que os avisos cobrem por você
Ao atribuir, quem recebe leva o sino e um e-mail. Antes de vencer chega um lembrete. E se a data passar sem fechar, o aviso chega também a quem pediu: em obra o chefe precisa ficar sabendo que não foi feito, não só quem não fez. O administrador ajusta isso em Configurações → Tarefas: uma chave de e-mail (desligada, o sino continua avisando) e quantas horas antes quer o lembrete. Os e-mails saem no idioma da sua empresa e com a hora no seu fuso, o do país que você escolheu em Configurações.
Perguntas frequentes
Posso atribuir uma tarefa ao mestre de obras, que não tem conta?
Não. Só se atribui a membros da sua empresa dentro do Matterial, porque uma tarefa atribuída a alguém que não pode receber o aviso nem fechá-la é uma tarefa perdida. Você tem dois caminhos: convidá-lo em Configurações → Equipe (um convite por e-mail, e ele já aparece na lista) ou — se for alguém de fora a quem você está perguntando algo, como o projetista, o responsável técnico ou a fiscalização — usar o esclarecimento (RFI), que gera um link para responder sem conta.
Funciona sem sinal, no fundo da obra?
Hoje não. Tarefas precisa de conexão para criar, mover e fechar. O que aguenta sem sinal é a chamada de presença, os recibos, o diário de obra e as requisições do almoxarifado: ficam salvos no celular e sincronizam ao reconectar. Se você estiver sem dados, o hábito que funciona é ditar a tarefa assim que o sinal voltar, enquanto ainda está fresca.
Qual a diferença disto para o Cronograma?
O cronograma planeja a obra: frentes, durações, dependências e caminho crítico, e é dali que sai o avanço. Tarefas é a lista das pessoas: o que alguém deve fazer e para quando, incluindo o que não cabe em frente nenhuma ("conseguir a assinatura do responsável técnico", "devolver a betoneira alugada"). Você pode ligar uma tarefa a uma frente do cronograma para saber do que ela fala, mas uma tarefa não cria dependências nem move o caminho crítico. Cuidado com o nome: dentro de Tarefas há uma aba que também se chama Cronograma, e é outra coisa — a semana de cada pessoa, sem dependências nem caminho crítico. O cronograma da obra continua no módulo dele, no menu da esquerda.
O Resumo me diz quantas horas se trabalhou em cada tarefa?
Não, e não é uma pendência: o Matterial não registra horas por tarefa, então esse número não existe e preferimos não inventá-lo. O Resumo conta tarefas — abertas, vencidas e fechadas por pessoa —, não tempo. As jornadas da equipe ficam na chamada de presença, que é onde de fato são capturadas e de onde sai o pagamento.
Isto consome créditos de IA?
Só o ditado, que é transcrição mais um modelo que organiza o que você disse em campos: 2 créditos por minuto, com mínimo de 2. Todo o resto — criar a tarefa escrevendo, todas as visões (incluindo o cronograma por pessoa e o resumo), os filtros, a recorrência, o fechamento com foto e os três avisos — é determinista e não toca a bolsa de créditos da sua empresa.
O que acontece se uma tarefa vencer e ninguém fechar?
Três coisas, sem você ter que lembrar. Ela fica vermelha e sobe para o grupo "Vencidas", que é a primeira coisa que se vê ao abrir. O número vermelho do menu lateral a conta. E o aviso de vencimento chega também a quem pediu, para que a cobrança seja feita por quem tem que fazer.
Existem modelos de tarefas por fase de obra?
Ainda não. Cada tarefa é criada à mão ou ditando. O que é automatizado é o que volta: ponha a tarefa para se repetir e cada fechamento gera a seguinte, o que na prática cobre a maior parte do que se faz igual toda semana.
As tarefas chegam por WhatsApp?
Não. Os avisos vão para o sino dentro do Matterial e para o e-mail. O que vai por WhatsApp é o resumo do fechamento do dia, a partir de Hoje, e ali você pode contar o que ficou pendente.
Todos veem todas as tarefas da empresa?
Cada um vê as das obras a que tem acesso, mais as da empresa (as que não pendem de nenhuma obra). Se você limitou o acesso de alguém a certas obras em Configurações → Equipe, as tarefas das demais não existem para essa pessoa em nenhuma das visões: nem na lista, nem no quadro, nem no calendário, nem no cronograma por pessoa, nem nos números do resumo.