Pagamentos a fornecedores: a revisão de sexta-feira
Na sexta-feira o diretor faz sempre a mesma conta: o que se deve, a quem e o que se paga hoje. Quase sempre ele faz isso em uma planilha que alguém alimenta à mão — e a planilha não sabe quais pedidos de compra continuam sem pagamento nem quando vence o crédito de cada fornecedor. Na Matterial essa tela é Pagamentos: os pedidos de compra não pagos entram sozinhos com o seu vencimento (os dias de crédito do fornecedor contados a partir da entrega), e o que não vem de um pedido — a folha de uma empreitada, o aluguel, um seguro — é registrado em segundos. Tudo, de todas as obras, ordenado por urgência: vencidos, esta semana, depois.
- Os pedidos de compra não pagos aparecem sozinhos: não é preciso lançá-los duas vezes.
- O vencimento de um pedido é proposto com os dias de crédito do fornecedor, contados a partir da ENTREGA.
- Um pagamento não precisa vir de um pedido: a folha, o aluguel ou um seguro são registrados como pagamento avulso.
- Um pagamento avulso vinculado a um pedido conta como abatimento e reduz o saldo desse pedido.
- Receber material não é pagá-lo: o recebimento fica em Compras; o dinheiro fica em Pagamentos.
- Vencidos em vermelho no topo, depois os desta semana, depois o resto — a lista de sexta-feira já está pronta.
- Exporte para CSV quando o banco ou o contador pedirem a lista.
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Abra Pagamentos numa sexta-feira
No menu, seção Finanças → Pagamentos. No topo você vê o tamanho do problema: total a pagar, quanto já venceu, quanto vence esta semana e quanto você pagou nos últimos 30 dias. Abaixo, as contas agrupadas por urgência.
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Revise primeiro os vencidos
A faixa vermelha traz o que já venceu, com quantos dias de atraso tem cada um. Cada linha diz fornecedor, obra, descrição e nota fiscal. Se você já pagou, "Marcar pago" e ela desaparece.
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Registre um pagamento sem pedido de compra
Botão "Registrar pagamento": fornecedor (com preenchimento automático do seu cadastro), obra se aplicável, descrição, categoria (materiais, mão de obra, indiretos…), forma de pagamento e valor. Se você escolher um fornecedor com dias de crédito, o vencimento é proposto sozinho.
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Abata de um pedido grande
No mesmo formulário escolha o pedido de compra: fornecedor, obra e o SALDO restante vêm preenchidos (não o total — se já houve abatimentos, deve-se menos). Salve o abatimento como pago e o saldo do pedido diminui; quando o saldo chega a zero, o pedido sai da lista.
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Concilie com Compras, não contra Compras
O recebimento do material fica no pedido de compra (Compras); o pagamento fica aqui. O engenheiro residente pode ter recebido tudo sem que nada tenha sido pago — e esta tela é a que mostra isso.
Perguntas frequentes
Por que um pedido de compra aparece aqui se ninguém o registrou em Pagamentos?
Porque um pedido não pago É uma conta a pagar. Pagamentos lê os pedidos de todas as suas obras e mostra os que continuam sem quitação, com o vencimento calculado pelos dias de crédito do fornecedor a partir da entrega.
Posso registrar um pagamento que não é de nenhuma obra?
Sim. Deixe o campo Obra em "Sem obra": o aluguel do escritório ou um seguro da empresa são registrados do mesmo jeito e contam na revisão de sexta-feira.
E se eu pagar um pedido em partes?
Registre cada parte como pagamento vinculado ao pedido. Cada abatimento pago reduz o saldo; o pedido desaparece de "A pagar" quando o saldo chega a zero, ou quando você o marca como pago de uma vez.
O que significa a marca "OC cancelada" em Pagos?
Que esse pagamento foi feito a um pedido de compra que depois foi cancelado. O dinheiro já saiu, então ele continua em Pagos, no CSV (com o status "Pago (OC cancelada)") e no Executado da obra até o fornecedor devolvê-lo. O que esse pedido tinha prometido sem pagar foi anulado ao ser cancelado: um pedido cancelado não recebe mais pagamentos.
Marcar como pago aqui afeta Compras?
Sim: marcar um pedido como pago em Pagamentos registra a data de pagamento no pedido de compra — é o mesmo dado, não uma cópia.